Должностная инструкция руководителя отдела продаж образец

Коллега, здравствуйте!

Сегодня мы поговорим о том, как правильно составить должностную инструкцию для руководителя отдела продаж. Эффективный РОП — это ключевая фигура для успеха любой компании. От того, насколько четко прописаны его обязанности и полномочия, напрямую зависят результаты всей команды продавцов.

В этой статье мы подробно расскажем, какие ключевые моменты необходимо прописать в инструкции, чтобы максимально повысить эффективность работы руководителя и всего отдела. Вы узнаете о важности четкого распределения зон ответственности, постановки измеримых целей и KPI.

Следуя нашим советам, вы сможете создать по-настоящему рабочий документ, который поможет выстроить процессы в отделе продаж и вывести результаты на новый уровень.

Итак, начнем с определения

Что такое должностная инструкция руководителя отдела продаж?

Должностная инструкция руководителя отдела продаж — это официальный документ, в котором прописаны его основные должностные обязанности, права и ответственность.

Зачем нужна должностная инструкция руководителя отдела продаж?

Должностная инструкция руководителя отдела продаж нужна для решения следующих задач:

— Распределение зон ответственности и обязанностей. Инструкция четко определяет круг задач руководителя и границы его полномочий. Это позволяет избежать дублирования функций и споров о подчиненности.

— Постановка измеримых целей и KPI. На основе инструкции можно разработать систему мотивации и оценки результативности руководителя по конкретным показателям.

— Обучение и адаптация персонала. Инструкция позволяет быстрее вводить в курс дела новых сотрудников отдела продаж.

— Стандартизация рабочих процессов. За счет четких требований к должности удается выстроить единые эффективные процессы внутри отдела.

— Контроль исполнения обязанностей со стороны руководства. Инструкция позволяет оценить качество работы менеджера и при необходимости внести корректировки.

В результате, инструкция повышает слаженность работы всего отдела продаж и приближает к достижению бизнес-целей.

Должностная инструкция руководителя отдела продажа образец

Вот пример подробной должностной инструкции руководителя отдела продаж, которую вы можете взять за основу для составления в свой отдел продаж:

1. Общие сведения

— Должность:
Руководитель отдела продаж — лицо, ответственное за организацию продаж и достижение плановых показателей.
— Подчиняется:
Коммерческому директору — руководителю, который курирует коммерческую деятельность компании и определяет стратегию продаж.
— Требования:
— Высшее экономическое или техническое образование
— Опыт управления отделом продаж от 3 лет — для эффективного руководства требуется наличие практических навыков организации продаж и управления коллективом менеджеров.

Эти сведения определяют место должности в структуре компании, уровень требований к кандидату и его квалификацию.

2. Должностные обязанности

1. Разрабатывает стратегию и планы продаж:
— Анализирует рынок, конкурентов, потребности клиентов
— Определяет цели по объемам продаж в натуральном и денежном выражении
— Разрабатывает планы продаж на год и кварталы по регионам, продуктам, клиентам

2. Осуществляет подбор персонала:
— Производит оценку потребности в кадрах
— Проводит собеседования и оценку кандидатов
— Осуществляет наем и адаптацию новых сотрудников

3. Организует обучение и мотивацию:
— Проводит обучение для менеджеров продажам
— Разрабатывает мотивационные программы
— Организует тимбилдинги и корпоративные мероприятия

4 . Контролирует выполнение плана:
— Собирает и анализирует ежемесячную отчетность по объемам продаж
— Сравнивает фактические и плановые показатели
— Выявляет отклонения по товарам, регионам, менеджерам
— Устанавливает причины отклонений, принимает корректирующие меры

5. Готовит предложения по стимулированию и штрафам:
— Разрабатывает систему премирования менеджеров за перевыполнение плана
— Предлагает штрафные санкции за срыва сроков и недовыполнение плана
— Формирует предложения по изменению системы мотивации персонала

6. Участвует в переговорах с ключевыми клиентами:
— Проводит встречи и презентации для ключевых клиентов
— Согласовывает условия контрактов по объемам и ценам
— Участвует в разрешении возникающих вопросов и споров

7.  Организует поиск и привлечение новых клиентов:
— Планирует мероприятия по продвижению и рекламе
— Координирует работу по выявлению и «раскрутке» новых клиентов
— Оценивает эффективность различных каналов привлечения

8.  Формирует регулярную отчетность по KPI:
— Готовит ежемесячные, квартальные и годовые отчеты
— Включает данные по объемам, среднему чеку, конверсии и другим показателям
— Составляет сводные отчеты для руководства компании

9. Взаимодействует с другими подразделениями

— Координирует работу с логистикой, маркетингом, финансами
— Согласовывает условия и обеспечивает исполнение договоренностей
— Решает возникающие вопросы и разногласия

3. Права:

1. Принимать решения в рамках своей компетенции:
— Утверждать планы и стратегии продаж
— Распределять задачи и обязанности внутри отдела
— Подписывать коммерческие предложения в рамках своих полномочий

2 .Требовать от сотрудников выполнения задач:
— Контролировать своевременное и полное выполнение поручений
— Применять меры поощрения или взыскания на основании результатов
— Требовать соблюдения трудовой дисциплины и правил компании

3 Представлять интересы отдела:
— Вести переговоры от лица отдела с другими подразделениями
— Доводить позицию и требования отдела до руководителей других отделов
— Отстаивать приоритеты и выделяемые ресурсы для отдела продаж

4. Запрашивать необходимую информацию:

— Получать данные о запасах, ценах, логистике и другие сведения
— Использовать информацию других отделов для анализа и планирования
— Запрашивать отчеты, прогнозы, аналитику от смежных подразделений
Таким образом, права позволяют руководителю полноценно выполнять свои должностные обязанности.

4. Ответственность

1. За выполнение плана продаж:
— Несет персональную ответственность за достижение целевых показателей
— Может быть премирован или оштрафован в зависимости от результата
— Отчитывается перед руководством за объемы и динамику продаж

2. За соблюдение инструкций и правил:
— Следит за исполнением сотрудниками должностных инструкций
— Контролирует соблюдение трудового распорядка и корпоративной этики
— Привлекает к ответственности нарушителей

3. За трудовую дисциплину и мотивацию:
— Поддерживает трудовую дисциплину в коллективе
— Следит за соблюдением техники безопасности и санитарных норм
— Обеспечивает вовлеченность и лояльность персонала

4. За отчетность:
— Несет ответственность за своевременное предоставление отчетов
— Обеспечивает полноту и достоверность данных
— Согласовывает отчеты с фактическими результатами работы

5. KPI

1. Ежемесячный и годовой объем продаж:
— Фактический объем продаж в рублях за месяц и за год
— Сравнение с плановыми показателями
— Оценка динамики по сравнению с аналогичным периодом

2. Количество новых клиентов:
— Сколько новых клиентов привлечено за отчетный период
— Выполнение плана по привлечению
— Оценка эффективности мероприятий по поиску клиентов

3. Средний чек:
— Средняя стоимость заказа/покупки клиента
— Динамика изменения среднего чека
— Соответствие целевым показателям

4. Процент выполнения плана:
— Фактический объем продаж по отношению к плановому
— Выполнение плана в разрезе товаров, регионов, менеджеров
— Оценка результативности отдела и персонала

5. Текучесть кадров:
— Количество уволившихся и принятых сотрудников
— Процент текучести за период
— Динамика текучести, влияние на результаты отдела

6. Требования к отчетности

1. Ежемесячно предоставлять отчеты о продажах:
— Сводный отчет по отделу за месяц
— Отчет по регионам продаж
— Отчет по товарным группам
— Отчеты по каждому менеджеру отдела продаж

2. Отчеты должны содержать:
— Данные об объемах продаж в натуральном и денежном выражении
— Выполнение плана в абсолютных и относительных величинах
— Динамику по сравнению с предыдущими периодами
— Рейтинги товаров, регионов, менеджеров

3. Сроки предоставления:
— Отчеты предоставляются в первую неделю месяца, следующего за отчетным
— В исключительных случаях срок может быть продлен по согласованию

4. Адресаты отчетности:
— Генеральный директор
— Коммерческий директор
— Заместитель руководителя отдела продаж

7. Взаимодействие

1. Взаимодействие с отделом маркетинга:
— Согласование маркетинговой стратегии и рекламных кампаний
— Получение аналитики по рынку, конкурентам, потребителям
— Предоставление данных о продажах для анализа и планирования

2. Взаимодействие с отделом логистики:
— Согласование планов поставок, уровней запасов
— Контроль своевременности отгрузки товаров
— Предоставление прогнозов продаж для планирования закупок

3. Взаимодействие с бухгалтерией:
— Предоставление первичной документации по продажам
— Получение данных об оплате счетов, дебиторской задолженности
— Согласование условий скидок, рассрочек, возвратов
— Проведение совместных совещаний по вопросам стратегии, тактики, проблемам.
— Оперативное взаимодействие по рабочим вопросам.

Так организуется слаженная работа с взаимосвязанными подразделениями.

8. Замещение

В период отпуска руководителя его обязанности исполняет заместитель.

— Заместитель в этот период:
— Контролирует оперативную работу отдела
— Принимает решения в пределах своих полномочий
— Решает неотложные вопросы и текущие задачи
— Стратегические и финансовые вопросы:
— Согласовываются с руководителем по электронной почте, телефону
— В сложных случаях принимаются коллегиально с участием директора

— В период болезни:
— Замещение осуществляется на тех же условиях
— При длительном отсутствии заместитель может быть назначен исполняющим обязанности
— При замещении заместитель имеет такие же права и несёт ответственность за результаты работы отдела наравне с руководителем.Таким образом, замещение позволяет обеспечить непрерывность управления отделом.

9. Порядок пересмотра

— Инструкция пересматривается не реже 1 раза в год
— Основания для пересмотра:
— Изменение стратегии и целей компании
— Внедрение новых технологий и процессов
— Изменение штатного расписания и функционала
— Недостатки, выявленные в ходе работы
— Порядок внесения изменений:
— Инициирование руководителем отдела или кадровой службой
— Согласование с юридическим отделом
— Утверждение генеральным директором
— Ознакомление сотрудников:
— Под роспись при получении новой инструкции
— Публикация на внутреннем портале организации
— Разъяснение руководителем на совещании отдела
— Архивирование старых версий:
— Для отслеживания истории изменений

Регулярный пересмотр позволяет держать инструкцию в актуальном состоянии.