10 обязанностей эффективного руководителя отдела продаж

Коллега, здравствуйте!

В современных условиях жесткой конкуренции роль отдела продаж становится ключевой для любого бизнеса. Именно этот отдел во многом определяет финансовые результаты компании. Поэтому так важно четко понимать, какие задачи должен решать руководитель  отдела продаж, чтобы обеспечить стабильный рост и развитие.

В этой статье мы бы хотели осветить основные аспекты работы РОПа. Рассказать о том, что должна включать в себя хорошо составленная должностная инструкция руководителя отдела продаж? А также поделиться практическими советами, как добиться высоких показателей в отделе продаж.

Эта информация будет полезна для тех, кто уже руководит отделами продаж или планирует занять эту должность. А еще эта статья будет полезна для владельцев бизнеса, так после неё у вас появиться четкое понимание, что спрашивать в работе со своего РОПа?

И начнем мы с того, что для начала дадим определение.

Что такое должностные обязанности руководителя отдела продаж?

Должностные обязанности руководителя отдела продаж — это комплекс задач и функций, которые должен выполнять руководитель, возглавляющий отдел продаж компании.

5 причин, зачем нужны  должностные обязанности руководителя отдела продаж?

Четкие должностные обязанности руководителя отдела продаж нужны в первую очередь по по нескольким причинам:

1. Эффективное распределение зон ответственности.
Если обязанности прописаны, то понятно, за что отвечает руководитель продаж и на что он должен фокусироваться. Это позволяет избежать дублирования функций в отделе.

2. Постановка конкретных целей и задач для руководителя.
На базе должностных обязанностей проще ставить KPI и оценивать результаты работы.

3. Мотивация и развитие руководителя.
Понимание своих ключевых задач позволяет РОПу развивать нужные навыки и добиваться результата.

4. Контроль за работой отдела со стороны вышестоящего руководства.
На основе обязанностей можно оценить, все ли функции выполняет руководитель в рамках своей роли.

5. Повышение эффективности работы всего отдела продаж.
Четко поставленные задачи для руководителя в конечном итоге ведут к достижению целей всей компании.

10 обязанностей и функций эффективного руководителя отдела продаж

К основным должностным обязанностям руководителя отдела продаж относятся:

1. Разработка стратегии и планов продаж.
Определение целей, KPI, составление бюджетов, прогнозирование.

2. Управление командой менеджеров по продажам.
Подбор персонала, обучение, мотивация, контроль, оценка результатов.

3. Организация сбытовой политики.
Выстраивание процесса и воронки продаж, CRM, документооборот.

4. Анализ эффективности продаж.
Мониторинг показателей, выявление проблем, разработка решений.

5. Взаимодействие с другими подразделениями.
Согласование условий продаж, логистики, маркетинга.

6. Контроль выполнения плана и KPI.
Оценка результатов менеджеров и отдела в целом.

7. Подготовка отчётности для высшего руководства. 
Предоставление данных по продажам и рекомендаций.

8. Развитие партнерских отношений с клиентами.
Выстраивание стратегий работы с ключевыми клиентами.

9. Анализ конкурентов и рынка.
Выработка предложений по развитию компании и продуктов.

10. Управление эффективностью продаж.
Анализ конверсии на этапах воронки продаж, выявление узких мест и путей оптимизации.

Таким образом, руководитель продаж отвечает за весь процесс управления продажами в компании от стратегии до непосредственного выполнения планов.

Должностные обязанности руководителя отдела продаж образец

Давайте рассмотрим, как может выглядеть образец инструкции должностных обязанностей руководителя отдела продаж.

1. Разработка стратегии и планов продаж:

1  Анализ рынка и конкурентов:

-Изучение емкости и динамики рынка, трендов, перспектив роста
-Анализ целевой аудитории: портрет, потребности, боли
-Исследование продуктовых предложений и ценообразования конкурентов
-Оценка их маркетинговой активности и каналов продвижения
-Выявление сильных и слабых сторон основных игроков

2. Определение целевых сегментов и стратегии:

— Сегментация рынка и выбор целевых групп
— Определение стратегии охвата: массовый рынок или нишевый продукт
— Позиционирование компании и предложения для клиентов
— Фокусировка на наиболее перспективных сегментах

3. Постановка целей по объемам продаж:

— Анализ возможных объемов на основе емкости рынка
— Определение желаемой доли рынка и темпов роста
— Установка целевых показателей по выручке и количеству проданных единиц
— Детализация целей для разных продуктов и сегментов
— Корректировка планов на основе доступных ресурсов

4. Разработка KPI для отдела и менеджеров:

— Определение ключевых бизнес-метрик для отдела продаж
— Установка целевых значений для каждого KPI
— Декомпозиция KPI до уровня отдельных менеджеров
— Корректировка KPI и весов в зависимости от функций сотрудника

5. Формирование бюджета:

— Планирование бюджетов на маркетинг, рекламу, продвижение
— Расчет затрат на обучение, тренинги, семинары
— Определение потребности в персонале и фонде оплаты труда
— Корректировка бюджета с учетом целей компании

6. Составление планов продаж:

— Помесячное, поквартальное и годовое планирование объемов
— Распределение плана между менеджерами и продуктами
— Корректировка планов на основе сезонности, трендов, факторов
— Прогнозирование продаж:

2. Управление командой:

2. Введение в должность:

— Разработка программы обучения и адаптации новичков
— Знакомство с продуктом, процессами, корпоративной культурой
— Назначение наставника для нового сотрудника
— Постепенное вовлечение в рабочий процесс

3. Распределение функций и клиентов:

— Анализ навыков и предпочтений менеджеров
— Распределение функций в соответствии со способностями
— Закрепление клиентских сегментов за менеджерами
— Корректировка распределения при необходимости

4. Мотивация персонала:

— Разработка системы KPI и контроль их достижения
— Внедрение соревнований, конкурсов, геймификации
— Установление бонусов за выполнение плана
— Нематериальная мотивация отличившихся

5. Контроль результатов:

— Мониторинг выполнения планов и KPI менеджерами
— Анализ качества коммуникации с клиентами
— Выявление отклонений от стандартов работы
— Разбор ошибок и поиск путей улучшения

6. Оценка и обратная связь:

— Проведение ежемесячных встреч с подчиненными
— Обсуждение результатов, похвалы, конструктивная критика
— Оценка эффективности, выявление зон развития
— Коучинг и выработка плана профессионального роста

3. Организация сбыта:

1. Разработка схемы этапов продаж:

— Определение основных этапов воронки продаж
— Детализация действий на каждом этапе
— Установление KPI и сроков по каждому этапу
— Выстраивание маршрута клиента от первого контакта до покупки

2. Внедрение CRM-системы:

— Анализ и выбор оптимального CRM решения
— Настройка системы под бизнес-процессы компании
— Обучение менеджеров работе в CRM
— Контроль полноты и актуальности данных в CRM

3. Выстраивание работы с лидами:

— Определение порядка работы и сроков обработки лидов
— Распределение ответственных на каждом этапе
— Установка KPI по обработке лидов для менеджеров
— Анализ эффективности работы с лидами

4. Разработка коммерческих предложений:

— Создание типовых шаблонов предложений
— Унификация процесса подготовки коммерческих предложений
— Утверждение предложений в соответствии с системой скидок

5. Организация документооборота:

— Выбор системы для учета и хранения договоров
— Установка порядка согласования и подписания договоров
— Контроль исполнения договорных обязательств
— Архивирование договоров после завершения

4. Анализ эффективности продаж:

1. Мониторинг KPI и фактических показателей:

— Ежедневный сбор данных по продажам из CRM
— Расчет фактических значений KPI (конверсия, средний чек и т.д.)
— Сравнение фактических KPI с целевыми
— Анализ динамики KPI во времени

2. Сравнение планов и фактических данных:

— Сопоставление плановых и фактических объемов продаж
— Выявление отклонений по продуктам, регионам, менеджерам
— Определение причин отклонений от плана
— Корректировка планов на основе текущей ситуации

3. Выявление слабых мест и проблем:

— Анализ конверсии и потерь на каждом этапе воронки
— Определение узких мест с низкой конверсией
— Выявление продуктов и клиентских сегментов с низким спросом
— Поиск причин возникающих проблем

4. Разработка решений для оптимизации:

— Предложение вариантов повышения конверсии на этапах
— Разработка новых каналов привлечения клиентов
— Корректировка рекламных кампаний и каналов продвижения
— Оптимизация ассортимента и ценообразования
— Внедрение предложений и оценка результативности

5. Взаимодействие с подразделениями:

1. Согласование условий продаж и ценообразования:

— Анализ цен и себестоимости совместно с финансовым отделом
— Разработка ценовой политики и системы скидок
— Согласование изменения цен для отдельных клиентов
— Контроль рентабельности продаж и целевой прибыли

2. Выработка логистических схем:

— Определение оптимальных способов доставки для клиентов
— Разработка маршрутов, расчет стоимости доставки
— Синхронизация процессов отгрузки, документооборота
— Контроль соблюдения сроков поставок

3. Разработка маркетинговых кампаний:

— Формирование маркетингового бюджета на период
— Планирование онлайн и офлайн кампаний на период
— Согласование содержания, креативов, месседжей
— Контроль эффективности кампаний и ROI

6. Контроль KPI:

1. Установка KPI:

— Определение ключевых метрик эффективности для отдела
— Детализация KPI до конкретных сотрудников и их ролей
— Утверждение целевых значений KPI на период
— Разъяснение KPI сотрудникам

2. Регулярный мониторинг KPI:

— Сбор данных по фактическим значениям KPI
— Сравнение фактических показателей с плановыми
— Выявление отклонений и анализ причин
— Мониторинг динамики KPI во времени

3. Корректировка KPI:

— Пересмотр KPI и целевых значений при необходимости
— Изменение весов KPI, добавление новых метрик
— Актуализация KPI под текущие цели и задачи
— Доведение изменений в KPI до сотрудников

4. Мотивация сотрудников:

— Постановка KPI в привязке к системе мотивации
— Разъяснение влияния KPI на премии и бонусы
— Персональная обратная связь по достижению KPI
— Поощрение и публичное признание лучших по KPI

7. Подготовка отчётности:

1. Сбор и анализ данных по продажам:

— Сбор ежедневных, еженедельных, ежемесячных данных из CRM
— Структурирование и систематизация данных в analytical cube
— Анализ динамики основных показателей продаж
— Выявление ключевых инсайтов, тенденций, проблем

2. Формирование отчетов о выполнении плана:

— Подготовка отчета по выполнению плана продаж
— Сравнение фактических и плановых показателей
— Выявление отклонений, анализ причин
— Предоставление обоснований и комментариев

3. Подготовка презентаций и рекомендаций:

— Создание презентации с ключевыми выводами
— Формулировка рекомендаций по улучшению результатов
— Подготовка вариантов решения выявленных проблем
— Предоставление прогнозов и планов на следующий период

8. Развитие клиентских отношений:

1. Сегментация клиентов:

— Разделение базы по отраслям, регионам, объемам закупок
— Анализ распределения выручки по клиентам (ABC анализ)
— Выделение наиболее прибыльных и перспективных клиентов
— Определение стратегически важных и ключевых клиентов

2. Разработка персональных стратегий:

— Анализ истории взаимодействия и предпочтений каждого клиента
— Формирование персонального пакета продуктов и условий
— Разработка индивидуальных схем коммуникации и сервиса
— Подбор каналов продвижения под особенности клиента

3. Планирование мероприятий:

— Проведение регулярных встреч с ключевыми клиентами
— Организация специальных презентаций новинок для VIP
— Разработка персональных скидок, акций, бонусов
— Приглашение на партнерские и отраслевые мероприятия

4. Построение долгосрочных отношений:

— Выстраивание постоянного диалога на всех уровнях
— Оперативное решение возникающих вопросов и проблем
— Поиск возможностей дополнительной ценности для клиента
— Формирование стратегического партнерства и альянсов

9. Анализ конкурентов и рынка:

1. Изучение конкурентов:

— Сбор информации о продуктах и ценах конкурентов
— Анализ проводимых ими акций и спецпредложений
— Исследование используемых каналов и инструментов продвижения
— Оценка уровня сервиса и работы с клиентами

2. Анализ стратегии и тактики конкурентов:

— Выявление целевых сегментов и позиционирования конкурентов
— Определение используемых моделей и каналов продаж
— Изучение подходов к ценообразованию и систем скидок
— Оценка эффективности маркетинга и рекламных кампаний

3. Выработка предложений по развитию компании:

— Разработка контрмер по нейтрализации сильных сторон конкурентов
— Формирование уникальных торговых предложений
— Предложения по расширению ассортимента и выводу новинок
— Идеи усиления собственных конкурентных преимуществ

4. Мониторинг новых тенденций на рынке:

— Отслеживание появления новых технологий и решений
— Анализ успешных инновационных кейсов в отрасли
— Изучение изменения потребительских предпочтений и трендов
— Применение передовых методов продаж и маркетинга

10. Управление эффективностью продаж.

1. Анализ воронки продаж:

— Выделение основных этапов воронки продаж от первого контакта до совершения покупки
— Сбор статистики по количеству лидов/сделок на каждом этапе
— Расчет коэффициентов конверсии на каждом этапе воронки
— Анализ динамики конверсии на разных этапах воронки
— Сравнение конверсии разных продуктов, каналов, менеджеров

2. Выявление узких мест в воронке:

— Определение этапов воронки с наиболее низкой конверсией
— Выяснение причин потерь и отказов на этих этапах
— Проведение опросов клиентов и анализ обратной связи
— Формулировка гипотез по устранению выявленных проблем

3. Разработка путей оптимизации:

— Генерация идей по повышению конверсии на проблемных этапах
— Приоритизация идей на основе соотношения усилий и эффекта
— Разработка дорожной карты внедрения выбранных решений

4. Тестирование и масштабирование лучших решений:

— Пилотное тестирование наиболее перспективных гипотез
— Оценка эффективности и выбор лучших решений для масштабирования
— Внедрение успешных решений в стандартные бизнес-процессы
— Постоянный мониторинг и оптимизация воронки продаж

На этом, пожалуй закончим! Сегодня мы разобрали основные обязанности эффективного руководителя отдела продаж. В этом списке есть обязанности, которые точно помогут вам и вашей компании стать еще эффективнее и тем самым существенно увеличить свои продажи.

До встречи, в наших полезных статьях по управлению отделом продаж!